¡De 35 a 10 días!
Considerando el plazo promedio de formalización de documentos físicos, que giraba en
torno a los 35 días, y comparando con las tramitaciones de los documentos digitales
vía Portal QualiSign, que lleva un promedio de 10 días, el aumento de la agilidad
tuvo un aumento del 72 %. «No hay dudas que este es el mayor beneficio de la firma
digital, el aumento significativo de velocidad, haciendo al proceso más eficaz. Es
posible mejorar aún más este plazo. ¡Con ajustes en el proceso y en la integración
de los sistemas, eso será posible!», comentó Mirian.
Reducción de Costos y Aumento de Productividad
La reducción del papel automáticamente trae otros beneficios tangibles. Miles de
hojas de papel dejaron de utilizarse. Se estima que se ahorran por año cerca de 45
mil hojas del tamaño A4. La reducción de los costos de impresión, sumado los
franqueos del correo, proporcionaron un ahorro del 80 % de los gastos. «Esto sin
considerar el costo de almacenamiento y de recursos humanos asignados a la
administración y gestión de los papeles», agregó Mirian.
«A causa de las horas ahorradas por los empleados que controlaban el proceso de
formalización y con el ahorro de tiempo que los gestores destinaban a la firma de
las antiguas pilas de documentos, podemos decir que la productividad aumentó un 70
%, ya que no se pierde más tempo en la impresión, digitalización, franqueo y gestión
de los documentos físicos», dijo Luciana.
Mejora de la eficiencia en la gestión de documentos
El aumento de la productividad asegura también la mejora en la gestión y control de
documentos. Es simple imaginar que en lugar de pilas de papeles tenemos un control
unificado, que da las informaciones sobre el documento, cuál es su estatus y si aún
falta la firma de alguien. Estas respuestas para un único documento en el mundo
físico requieren un esfuerzo significativo, imagina el esfuerzo para todos los
documentos.
«En el mundo digital la información está centralizada e inmediata. El progreso del
proceso puede ser acompañado en cualquier momento. No hay extravío. Todos sabemos el
dolor de cabeza que daba cuando un contrato desaparecía a mitad de camino. ¡En el
mundo físico estábamos obligados a iniciar el proceso nuevamente! Tuvimos una mejora
enorme en la gestión de los documentos, en el control de lo que fue firmado y de
aquellos que están en curso y en la agilidad para su archivo digital», reforzó
Luciana.
Planeta Verde
La transformación digital es un paso importante para la contribución a la
sostenibilidad. En Unisinos el ahorro de 45.000 hojas anuales de A4 corresponde a un
ahorro de 4,5 árboles, 1125 KW de energía eléctrica y 11.250 litros de agua
utilizados en la fabricación de papel. Además de este ahorro verde, no podemos
olvidar la emisión de CO2. El ahorro del papel evita la emisión de 0,332 Ton de CO2
a la atmósfera por año.
Intangibles
No todo se consigue medir, pero la valiosa percepción también cuenta. Y mucho. Antes
era necesario llevar los papéis a casa o apilarlos en el escritorio. ¿Y si tuvieses
que viajar? Aún llevando los papeles, ¿los devolverían a tiempo? La capacidad que
hoy tenemos de responder es enorme y eso trae conveniencia y tranquilidad de que los
procesos no van a parar simplemente por el hecho de estar distantes de la oficina.
Después de la experiencia de firmar documentos en el mundo digital, de forma segura,
las personas ya comienzan a ver los papeles como algo del pasado y pueden comenzar a
cuestionarse por qué aún tienen papeles para firmar.
Ampliar
La Universidad también está con un proyecto en curso. Las firmas electrónicas ya
están integradas al sistema de gestión de contratos, con diez sectores participando
de la tramitación de los documentos con la rúbrica de la Procuraduría Unisinos.
Otros siete sectores utilizan exclusivamente el portal QualiSign para la derivación
y firma de laudos digitales.
«A continuación, implementaremos el proceso de firma electrónica de documentos sin
rúbrica en otros sectores de la universidad e iremos ampliando también la
utilización de los laudos digitales a otros sectores», concluyó Luciana.