BNP Paribas consolida el uso de la firma digital.

En el 2005, después de la divulgación de la circular del Banco Central que regulaba el uso de la firma digital para contratos de cambio, el área de TI del BNP PARIBAS contrató a un proveedor para desarrollar una solución de software para firma digital. Después de algunos años, BNP PARIBAS identificó una probable discontinuidad del mantenimiento del software por parte del proveedor. El equipo de TI del banco no perdió tiempo y fue a buscar una solución más robusta y reconocida en el mercado y, mejor, acabó valorizando a otro proveedor que ya trabajaba con BNP PARIBAS hace algunos años y poseía una solución a la altura, QualiSign.

La solución de portal de firma digital fue instalada en la infraestructura del banco (on-premises) debido a las políticas de seguridad y compliance sobre transferencia de datos y documentos de BNP PARIBAS. A partir de ahí fue implantado el portal y él se quedó “ejecutándose en paralelo”, o sea, operando simultáneamente con el antiguo sistema por un período de dos meses, hasta que todo estuviese funcionando perfectamente. “Cuidados que el área de TI debe tener siempre para garantizar la calidad del servicio y no impactar al negocio”, refuerza José Ricardo Oliveira (Gerente de TI).

Quien vive el día a día de las empresas sabe que la formalización en papel da mucho trabajo para todos los involucrados: clientes, directores, apoderados y el personal del Backoffice. Es un proceso moroso por su propia naturaleza, pues implica imprimir copias de papel, enviar remesas de documentos, controlar los contratos que aún están pendientes, localizar y controlar a quien falta firmar, verificar firmas y después almacenarlos en un lugar seguro por al menos 5 años. Ese es el trabajo diario del personal del Backoffice. “¡Con la firma digital los procesos mejoraron para los clientes, para el banco y para nosotros del Backoffice!”, enfatiza Reynaldo Pinto Junior, Gerente del Backoffice del área de Cambio de BNP PARIBAS.

Si es tan moroso y da tanto trabajo, ¿por qué las personas no cambian? Esta es una pregunta que siempre se hace. “Muchos clientes están acostumbrados con el proceso manual, están enfocados en la operación y por eso no sienten una gran motivación para cambiar para el medio digital, sin embargo cuando cambian se convierten en seguidores de esta tecnología”, responde Reynaldo.

Además de la percepción del personal de Backoffice, la firma digital trajo agilidad para los directores que firman los contratos, pues además de la facilidad de firmar digitalmente, el portal posee la facilidad de permitir la firma en lote, o sea, firmar varios contratos con solo una acción de firmar, lo que le da aún más agilidad y productividad a los signatarios.

Una de las armas que el personal de TI de BNP PARIBAS utiliza para alcanzar estos objetivos es la innovación. Siguiendo la iniciativa mundial de BNP PARIBAS – Digital Working, que es darle la experiencia digital a los clientes de BNP PARIBAS en todo el mundo, – el área de TI implementó y consolidó el uso de la firma digital junto a sus clientes. “Esta fue una de las iniciativas que el área de TI utilizó para proporcionar la experiencia digital al cliente, con seguridad. Esta experiencia transmite una percepción de innovación, sostenibilidad y movilidad al cliente. Sin hablar de la agilidad que es excepcional. No hay motoboy, varios contratos pueden ser firmados en lote, optimizamos el tiempo del personal del Backoffice y de los apoderados. Todo el proceso es aún más seguro, pues el contrato está siempre dentro del banco, no habiendo riesgo de que el motoboy pierda el documento en el camino”, afirma José Ricardo.

Con un volumen anual aproximado de 37.000 operaciones de cambio, BNP PARIBAS ya tiene 35% firmado digitalmente. En el 2012 este porcentual era 10%. Cada año crece la adhesión al uso de la firma digital. Este volumen creció a lo largo de los años por medio de la concientización de los clientes y del esfuerzo del área de Cambio que intenta demostrar las ventajas de la firma digital en sustitución a la firma en papel. Los beneficios son muy expresivos, comenzando por el tiempo de formalización. “El proceso en papel demora como promedio 10 días y en digital demora como máximo en 2 días”, enfatizó Reynaldo. La productividad aumentó significativamente reduciendo de 90 para 15 minutos el tiempo diario gastado por el Backoffice con el proceso de formalización de los contratos. Además de la eliminación del papel, uno de los principales beneficios del Backoffice fue en el proceso de verificación de las firmas de los clientes. La firma en papel demanda mucho tiempo para su verificación, mientras que en la firma digital no hay necesidad de la verificación, pues todo el proceso es electrónico, incluyendo la verificación de poderes y niveles.

BNP PARIBAS ha reforzado cada vez más el uso del medio digital. Recientemente implementó el proceso digital en un nuevo nicho de mercado llamado Middle Market. En este segmento los contratos son formalizados exclusivamente por medio de la firma digital.

A pesar de aún no haber números hay una percepción cristalina del área de TI y del Backoffice de que existe una reducción de costo significativa para el Banco y también para los clientes.

“Innovación no son solo ideas. Es necesario alzarse las mangas y transformarlas en realidad, trabajar en colaboración junto a las áreas de negocio y proveedores para recoger los resultados esperados”, concluyó José Ricardo.