Rumo Logística gana más agilidad con firma digital

“Nos decidimos por la plataforma de QualiSign e implantamos rápidamente al final del 2015. El proceso de implantación con proveedores y apoderados demoró cerca de 4 meses. Naturalmente, por tratarse de una modificación en los procesos existentes, algunas resistencias fueron encontradas. Muchos proveedores aún no conocían la posibilidad de firmar un contrato con el certificado digital y, por tanto, demoraron un poco para adaptarse. No obstante, ya al final del 2016 teníamos el 90% de los contratos firmados digitalmente. Los aumentos de agilidad fueron muy significativos. El ciclo de formalización pasó para 8 días, o sea 73% de reducción del tiempo”, explicó Sabrina.

La reducción de costos también es una constante en los procesos de formalización por medio electrónico. “Es fácil entender. El contrato en papel tenía que ser impreso en 2 copias, tener reconocimiento de las firmas de ambas partes y envío de las copias al proveedor y viceversa. Además de esto, nuestros documentos físicos eran almacenados en una empresa subcontratada. Todo esto fue eliminado con la firma digital. Los proveedores también tuvieron reducción de costos pues dejaron de imprimir, reconocer firmas y enviar el contrato a Rumo. “No tenemos el porcentual exacto de reducción de los costos, pero es seguro afirmar que tuvimos una reducción significativa”, confirmó Sabrina.

Los beneficios no terminan ahí. Según Sabrina, la gestión de documentos también mejoró mucho, pues ahora el área de suministros ofrece los contratos digitales en su Sistema Interno de Gestión de Contratos para que las áreas involucradas puedan consultarlos, en cualquier momento.

Otra mejoría fue en el proceso de validación de las firmas. En el modelo antiguo era necesario verificar los niveles y verificar las firmas de los apoderados. Con la firma digital la verificación ya no es necesaria, porque el certificado digital garantiza la autoría del signatario. “Estamos en conformidad con las normas del MDA, que son las normas de compliance de Rumo”, completó Sabrina.

Los apoderados también ganaron mucho con la movilidad, o sea, la posibilidad de firmar digitalmente en sus laptops, en cualquier lugar. “Ellos viajan mucho y los contratos se quedaban parados en la mesa a la espera de las firmas. Ahora firman desde cualquier lugar y a cualquier hora”, expresó Sabrina. La firma digital también contribuye para la mejoría de los indicadores de sostenibilidad. El ahorro en papel, considerando 2016 y 2017, fue de 66.000 hojas A4, lo que representa un ahorro de 6,6 árboles. En la producción de esta cantidad de papel serían gastados aproximadamente 16 mil litros de agua y 1600kWh de energía. La reducción en la emisión de CO² fue de 85,07Kg. “Una economía verde y alineada con una de las directrices de Rumo, la actuación sostenible: económica, ambiental y socialmente responsable”, afirmó Sabrina.

Otras empresas del grupo ya están utilizando la formalización electrónica. Rumo forma parte del grupo Cosan que incluye a varias empresas entre ellas Raízen Energía, Comgás, y participación en Brado Logística. Todas ellas comenzaron a utilizar la firma digital de documentos, en diversas áreas. “La innovación es necesaria y con ella buscamos siempre mayor productividad, simplificación y eficiencia de los procesos para la empresa”, concluyó Sabrina.