Proceso de evaluación de solución e implementación
Bianca explicó que cuando el servicio fue contratado, la
plataforma fue puesta a prueba. Ella recuerda que la primera firma fue un contrato
de prestación de servicio conducido por el jurídico. Como el resultado fue
favorable, el área del jurídico incluyó en sus metas individuales el aumento gradual
de firmas electrónicas.
Después de la creación de un tutorial simple y un vídeo
explicativo para orientar con respecto a las firmas, el equipo de DES comenzó a
probar la herramienta también, utilizando inicialmente para los documentos de
admisión de nuevos colaboradores. Fueron instaladas también computadoras e Internet
para que el personal del piso de fábrica también pudiese firmar documentos.
“Evaluamos a 3 proveedores y QualiSign se mostró más accesible
para presentar la herramienta y aplicabilidades, pasándonos mucha seguridad con
relación al proceso de implantación. Además de esto, el portafolio de empresas que
ya utilizaban el servicio fue uno de los factores de seguridad para la elección”,
completó la Coordinadora de Atracción, Retención y Administración Personal de Irani.
Resistencia natural a lo que es nuevo
Una nueva tecnología genera cambio de hábitos y, como
consecuencia, puede traer alguna resistencia para el cambio, que muchas veces es
cultural. Bianca contó que en el área de DES hubo un poco de resistencia de las
analistas que desempeñan los procesos operativos, pero en poco tiempo el equipo se
adaptó. “Por estar acostumbradas con el modelo manual, demoraron un poco para
entender cuánto este proceso digital nos proporcionaría agilidad de entregas. Con el
tiempo, fueron agregando valor al proceso y hoy estamos muy bien adaptados y
buscando ampliar cada vez más los documentos en este nuevo formato. Optamos por
centralizar en el corporativo las inclusiones de los documentos, quedando con las
unidades la orientación con relación a las firmas”, comentó.
Cuando utilice la Firma Digital o Electrónica
En Irani el criterio adoptado para utilizar la firma digital
(con certificado digital) y firma sin certificado digital (electrónica) fue con base
en el tipo de documento a ser firmado. “Para firma digital utilizamos documentos
únicos e individuales que exijan firma de los apoderados, para firma electrónica
todos los documentos de admisión, vacaciones y rescisión (cuando sea aplicable)”,
explicó Bianca.
Los principales documentos que fueron convertidos para
digital fueron:
Formularios relacionados al proceso de admisión de nuevos
colaboradores, Contrato de Trabajo, Ficha de Registro, Inclusión, modificación o
exclusión de Beneficios, Aviso de Vacaciones, Aviso de Despido, Término de rescisión
de contrato de trabajo.
Excepción: Despido sin justa causa, por causa de que los
órganos competentes aún no están aceptando documentos con la firma digital y
electrónica. No por causa de la validez jurídica de la firma, sino por causa de la
capacidad operativa del órgano en aceptar documentos digitales.
De 10 días para 48 horas
La mayor ventaja del proceso digital es el aumento de
velocidad en la formalización del documento. Al implementar la firma digital y
electrónica en documentos, el proceso anterior hecho en papel será rápidamente
olvidado, debido a la agilidad y comodidad: “Entendemos que este fue nuestro mayor
beneficio, tenemos algunos períodos del año en que las admisiones son en gran
escala. En lo que demorábamos cerca de 10 días para colectar todas las firmas
(apoderados, colaborador y testigos), ahora estamos finalizándolo en menos de 48
horas. En algunos casos utilizábamos los servicios de correo o mensajero para la
recogida de firmas, ahora ya no es necesario.”
Reducción de Costos y aumento de productividad
Queda claro que el cambio del proceso en papel para digital
elimina una serie de etapas y consecuentemente costos operativos, como destacó
Bianca: “Evaluamos los ítems considerados y entendimos que la reducción de costo
para el área del DES fue del 60%, teniendo en cuenta que nuestros documentos no
están 100% en formato digital, lo que también nos exige mantener los costos de
alquiler de impresora y, en algunos casos más puntuales, documentos físicos y la
necesidad de su almacenamiento”.
Otra ventaja percibida en el uso del mundo digital es la
concentración de todos los documentos en un solo lugar, en la plataforma digital,
facilitando el control de quien necesita firmar y de quien ya firmó. La posibilidad
de ajuste del workflow de documentos o incluso recolocar un documento que aún no fue
firmado, da agilidad operativa. “En nuestros cálculos, verificamos que hubo un
ahorro de 3 días por mes por colaborador. Estos recursos ganaron 13,1% de
productividad, lo que permitió que ellos pudiesen enfocarse en otras actividades más
relevantes al DES”, explicó Bianca.
Sostenibilidad – Uno de los pilares de Irani
Hablar del aumento del ahorro de papel en una empresa que
fabrica papel destinado a la fabricación de embalajes (papel kraft), parece ser
incoherente, pero no lo es. El cambio del papel para digital se hace por una
necesidad de ganar agilidad, productividad y simplificación de los procesos en el
mundo administrativo. Esto también contribuye con el ahorro de energía, agua, y
reducción de emisión de CO2 que serían gastados en la producción del papel.
Esta es solamente una de las muchas acciones de Irani, que
posee un programa robusto de gestión ambiental con acciones sostenibles desde el
proceso de extracción de la madera hasta sus productos finales, yendo al encuentro
de sus valores: “El compromiso con la sostenibilidad está en toda nuestra cadena de
negocios: nace a partir de los bosques y se completa con la actuación en las
comunidades cercanas, lo que promueve la búsqueda por una vida socialmente justa”.
Intangibles
Lo digital nos lleva para un cambio de comportamiento y de
hábito. Ahora la compañía tiene la disponibilidad y acceso a un documento que puede
ser firmado en cualquier lugar y a cualquier hora, incluso por su dispositivo móvil.
“Directores y apoderados quedaron muy satisfechos, pues recibían pilas de papeles
para firma y ahora incluso pueden firmar en lote, con un único clic. Nuestra
percepción ahora es de más organización y tiempo para que las personas analicen los
documentos”, expresó Bianca, que completó con consejos para la implementación de la
tecnología: “Al inicio tenemos recelo de que algo no funcione bien. Pruebe, ose,
innove. Esté alineado a su jurídico. Ellos le darán el respaldo legal necesario para
que tengamos más seguridad. Obtenga también todo el apoyo de su proveedor. Escoja
algunos documentos. Nosotros escogemos los documentos de admisión, pues si
tuviésemos algún problema el impacto no sería tan grande. A medida que va
funcionando, amplíe para otros documentos y así usted va ganando más seguridad. El
resultado es muy positivo y seguro”, concluyó.