Por medio del sistema, la distancia de más de 3 mil kilómetros que
separan la sede de la Constructora Camargo Corrêa, en San Pablo, de la obra de la Planta
Hidroeléctrica de Jirau, en Porto Velho (RO), ya es superada en pocos minutos. Si la
complejidad para garantizar la llegada de suministros al sitio de obra aún requiere un
ejercicio de logística, pues muchas veces las obras están localizadas en locales remotos
o incluso en otros países, la Dirección Jurídica de la Constructora logró contornear la
liberación de documentos y contratos desarrollando un proyecto pionero en el sector de
construcción pesada.
La empresa concluyó el año pasado la instalación de la firma digital
para la expedición de escrituras de poder. Ahora, un documento que duraba en torno de 15
días hábiles de la creación a la entrega al portador pasó a ser liberado en menos de dos
días. “El plazo para la redacción y estructuración del texto aún es el mismo. Pero
cuando la escritura de poder recibe la firma digital del responsable del área, el
documento está liberado electrónicamente para que el portador lo utilice”, explica
Marcelo Vicentini Marchetti, gerente responsable del área contractual de la Dirección
Jurídica de Camargo Corrêa.
La segunda etapa de la certificación digital de la Constructora
Camargo Corrêa ya fue iniciada: llevará el beneficio a los 5.000 proveedores de la
empresa. En diciembre del 2012, fue hecha la firma del primer contrato con proveedor
para la adquisición de equipo. El producto era destinado a la obra de la Planta
Hidroeléctrica Jirau y todo el proceso fue hecho de forma electrónica, sin la necesidad
de ningún tipo de desplazamiento físico de papeles. El próximo paso es habilitar, antes
del fin de este año, a los gerentes de las obras a utilizar el sistema. En la primera
fase del proyecto, solamente los directores y vicepresidentes están autorizados en el
ambiente digital.
“Optamos por iniciar el proceso por la Dirección para romper cualquier
tipo de resistencia que podría aparecer en los sitios de obras. Además de servir de
ejemplo e incentivar a los gerentes a utilizar la certificación digital, los directores
ya están habilitados para visualizar online todos los nuevos contratos que fueren
generados”, expresó Marchetti. Contratos, escrituras de poder, acuerdos, suplementos y
una infinidad de documentos pasaron a ser monitoreados por los gestores en tiempo real
de forma remota.
Cuando el gobierno reguló la certificación digital, en el 2001,
existía una expectativa de una rápida popularización del sistema. No fue eso lo que
ocurrió. A pesar que gran parte de las empresas está apta para utilizarla en virtud de
que la Recaudación Federal exige la certificación, la práctica no es común en el mercado
de construcción pesada en las relaciones entre proveedores y constructoras. El sistema
bancario y las aseguradoras aún son los sectores que más utilizan la herramienta.
El gran beneficio del empleo de la tecnología es la disminución de la
burocracia. El responsable de firmar el contrato es notificado por e-mail y utiliza un
token para validar el documento. El propio sistema notifica por e-mail a la próxima
persona que debe firmarlo. Y así en adelante. El gestor del contrato supervisa todos los
pasos en tiempo real. Concluido el proceso, el documento queda disponible online para
las personas autorizadas a visualizarlo.
La firma digital tiene la misma validez jurídica de un contrato con
firma reconocida en notaría. La diferencia es que no fue necesario hacer cola ni
utilizar ninguna hoja de papel, así como las partes no tienen que trasladarse para
firmar un documento. “Antes un portador debía viajar para entregar una escritura de
poder en otro Estado. Eso acabó”, expresó Marchetti.
Por la sede de la Constructora Camargo Corrêa circulan, como promedio,
200 escrituras de poder y contratos con proveedores por mes. La estimativa es que 24 mil
hojas fueron ahorradas con la adopción del nuevo sistema. Cuando el proceso esté
implantado en todas las obras, la previsión es que más de mil contratos por mes tramiten
solamente en el ambiente virtual.
“Intentamos siempre buscar la innovación con sostenibilidad e
involucrar a nuestros proveedores y clientes en este proceso. Este es el espíritu y uno
de los diferenciales de Camargo Corrêa”, afirma Marchetti. En el 2012, la empresa ganó
el Premio Época Verde por el trabajo realizado en la reducción de la emisión de gases de
efecto invernadero. El Plan de Gestión de Carbono de la Constructora Camargo Corrêa
tiene como objetivo disminuir las emisiones en 37% antes del 2020.
Otro aumento de desempeño ha sido en el almacenamiento de documentos.
La empresa hace algunos años alquila espacio para guardar contratos y otros documentos.
Con la certificación digital, el documento se queda almacenado en el servidor por un
período y es hecho también un back-up digital. El proceso involucra también ahorro en
los gastos de reconocimiento de firma, remesa, copias autenticadas y el tiempo del
abogado en gestionar los documentos.
Según Waldemar Felippe, director de QualiSoft, la adopción de la
certificación digital por una empresa del tamaño de la Constructora Camargo Corrêa es
siempre un divisor de agua en la popularización del sistema. La opción adoptada por la
Constructora fue la del Portal QualiSign, que personalizó el área de uso exclusivo de
los empleados de la empresa para facilitar la navegación y mantener la identidad visual
de Camargo Corrêa.