La innovación está en el ADN de la empresa, pero innovar no
es solo la idea, hay que desarrollarla e implementarla. Una nueva tecnología que cambia
sus procesos necesita de la motivación de todos los involucrados, los gestores, los
pares y empleados para que abandonen el modus operandi y prueben lo nuevo. Para eso los
innovadores necesitan de algunos ingredientes: voluntad de cambio y resiliencia. Fue así
como Silvia Boccia, abogada responsable por las áreas de Contratos, Corporate, Propiedad
Intelectual e Inmobiliario en Brasil, identificó la necesidad de cambios en los procesos
de la formalización en papel hacia el medio digital.
«Un cuello de botella en la formalización de documentos fue el gatillo
para la búsqueda de una solución que agilice y propicie más dinamismo a los negocios de
la empresa. El proceso de implementación de una plataforma digital para la firma digital
y electrónica de documentos trajo un ahorro en el proceso y celeridad en las
contrataciones», explicó Silvia.
A partir de ahí se realizó un análisis de las soluciones de mercado y
un piloto interno, por un mes, incluyendo algunas áreas y sus gestores. «Decidimos por
QualiSign. Evaluamos las distintas soluciones con base en los criterios de agilidad,
practicidad y seguridad jurídica, pero los factores decisivos fueron la atención al
cliente, soporte, y por supuesto, la seguridad jurídica, puntos esenciales de un
proveedor de servicios», agrega.
Desde su implementación, hace dos años, el nuevo proceso empezó a ser
acompañado en su evolución con la determinación de los siguientes datos tangibles.
Agilidad de 3 semanas para 48 horas
«Si consideramos todas las etapas del ciclo de vida de un
contrato veremos que el plazo de todo el ciclo puede variar mucho, ya que tenemos
instrumentos muy complejos y los más simples. Si nos enfocamos solo en el plazo de la
formalización, o sea, solo para la firma del contrato, obtuvimos una disminución de tres
semanas a 48 horas. Hoy 100 % de los contratos ya están en medio digital. Esta reducción
de plazo proporcionó distintas ventajas tanto para Ingredion como para la otra parte»,
agregó Silvia.
Los documentos más utilizados para la firma digital y electrónica son los
contratos de prestación de servicios, contratos con clientes, anexos, Términos de
confidencialidad (NDA), además de documentos societarios como: Actas de Asamblea,
Modificación de Contrato Social y otros.
Reducción de Costos y ROI
Para la evaluación de los costos y cálculo del ROI, se realizaron
detalles de los costos del proceso en papel, como reconocimiento de firma, correo o
bolsa, mensajería, espacio físico de archivo, papel, sobre, impresora y las horas de
trabajo de los recursos operativos. Del lado de los costos de la plataforma digital
fueron considerados: renovación anual del certificado digital y el costo de cada
contrato incluido en la plataforma. De esa forma, comparando los gastos, Ingredion
obtuvo una reducción de costo de 85 %, justificando el retorno sobre la inversión de
forma muy rápida.
Aumento de la productividad operativa
Además de agilidad y reducción de costos, otras ventajas también
son percibidas por las personas que hacen a la gestión de los contratos. El seguimiento
y control de los documentos, por ejemplo, saber quién está pendiente para firmar, dónde
está el contrato, todo puede ser visto en tiempo real en el panel del portal. Los
proveedores redujeron sus costos y ganaron agilidad, ya que sus contratos son
formalizados en menor tiempo y pueden comenzar sus suministros más rápidamente.
«Considerando el ahorro de horas y de recursos operativos que tuvimos, obtuvimos 37,5 %
de aumento de productividad. Este tiempo fue asignado a otras actividades del negocio.
También es importante recordar que los gestores ganaron el tiempo que destinaban
firmando y rubricando la pila de papel», afirmó Silvia.
Sostenibilidad – Uno de los Pilares de Ingredion
Los beneficios no son solo estos, la economía verde también es
muy importante, porque son grandes volúmenes de papeles que no fueron utilizados. Los
contratos tienen en promedio 25 hojas, y dos copias. Si consideramos un promedio de 100
documentos por mes, tenemos un consumo promedio de 5 mil hojas A4 mensuales y 60 mil
hojas por año. Esto representa un ahorro de seis árboles por año. La producción de papel
genera gastos de energía eléctrica y agua. Con este volumen de papel se hizo un ahorro
de 1.500 KWh y 15.000 litros de agua, además de evitar la emisión de CO2.
Intangibles
Los beneficios intangibles también son muchos.Lo digital trae la
visión en tiempo real de toda la situación de la formalización de los documentos con
consecuencia de la percepción real de que tenemos más control. La movilidad es otro
aspecto intangible porque podemos estar en cualquier lugar del planeta y conseguimos
firmar un documento con seguridad y validez jurídica.
Relaciones corporativas
«El proceso anterior con papeles llevaba a situaciones de mayor
tensión, a causa de la urgencia y necesitábamos solicitar las firmas de los
colaboradores, así como también de las otras partes. Tener el control de dónde están los
documentos y de lo pendiente, documentos con 50 hojas para rubricar y firmar. Todo esto
generaba estrés y presión para todos los involucrados, además de causar algunas
incomodidades en las relaciones con las áreas en el día a día. Con la plataforma digital
estas cuestiones fueron suavizadas, porque ahora la cobranza es impersonal y
directamente realizada vía plataforma», analizó Silvia.
Innovación con audacia
«Innovación es más que ver una oportunidad. Es poner en práctica
las acciones para lograr un objetivo para hacer un día a día más leve y ágil para todos
los involucrados en el proceso. Es importante demostrarles a los colaboradores más
resistentes, que la tecnología agrega y es una gran aliada del departamento jurídico y
de otras áreas de la compañía», concluyó Silvia.