Comgás consolida y expande uso de la firma digital

En el área de contratos, Comgás consolidó el proceso y hoy trabaja con “cero papel”. Una de las constataciones recientes fue el aumento de productividad en el proceso de formalización. “Tuvimos un aumento del 65% en el tiempo de formalización del contrato, lo que generó un impacto del 14% en la productividad de los recursos”, destaca Maurício Delfino.

Comgás redujo el tiempo de envío de notificaciones para las empresas contratadas que no cumplen plazos y también en los casos de daños cometidos por terceros — por ejemplo, otras concesionarias de servicios que, al realizar obras de excavación, afectan la red de gas.

Antes, esos casos eran notificados por medio de una carta registrada con aviso de recibimiento (AR).

“Usted tenía que imprimir la notificación y preparar el sobre y las informaciones para las ARs. Esto demoraba en media tres días. Por e-mail, el tiempo es medido en minutos, además de que el costo es menor y el proceso de envío y verificación es mucho más práctico”, explica Delfino.

Necesaria en el proceso de delegación de poderes, la escritura de poder es una herramienta esencial por darle celeridad a los procesos y proyectos de la empresa. En Comgás, el departamento jurídico, responsable de las áreas de contratos y actos societarios, innovó con la firma digital de escrituras de poder electrónicas. Como consecuencia, la delegación de poderes es más ágil, además de reducir costos.

“Una escritura de poder en papel demoraba de una a dos semanas para ser formalizada. Con la electrónica, comenzó a tomar de uno a tres días”, enfatiza Marília Ventura, abogada de la empresa.

“Al inicio, algunos órganos tuvieron alguna dificultad para entender lo que era una escritura de poder firmada digitalmente, pero hoy la mayoría ya la acepta”, comenta Marília.

Entre los que hoy acatan normalmente el documento electrónico están la Junta Comercial SP, el CREA-SP, la Arsesp (Agencia Reguladora de Saneamiento y Energía del Estado de San Pablo), la Sabesp y otras concesionarias.

El control en el mundo electrónico también es mucho más fácil. En las renovaciones, por ejemplo, el departamento jurídico es notificado anticipadamente del vencimiento de las escrituras de poder y el proceso de renovación es simplificado, permitiendo la creación de una nueva escritura de poder a partir de otra previamente existente. La localización de las escrituras de poder en el mundo electrónico también es más simple, pues ella está siempre disponible en el Portal.

Otra aplicación de la firma digital está en el área de Registro Técnico de redes de distribución de gas. Comgás adiciona anualmente cerca de 1.000 km en redes de gas. El área de Registro Técnico es la responsable de controlar, mapear y monitorear todo este crecimiento. Después de la ejecución de una obra de construcción de red, los prestadores de servicios deben enviar el plano de ejecución para que el área de Registro Técnico pueda saber con exactitud cuál trabajo fue realizado — y dónde.

“Muchas veces el proveedor encuentra en campo algunos obstáculos que no fueron posibles de ser mapeados en la etapa de proyecto. Por eso es necesario que él nos entregue el nuevo plano después de la ejecución de cada servicio. A este planto le damos el nombre de ‘As Built’ (como está hecho, en traducción libre) ”, esclarece Sílvio Tomaz, analista del área de Registro Técnico de Comgás.

El plano es enviado y firmado digitalmente por el prestador de servicio a través del Portal QualiSign, siendo firmado enseguida por el ingeniero de Comgás

Según Sílvio, el proceso implantado hace un año hizo mucho más ágil el día a día del departamento. “Un plano demoraba como promedio siete días para ser firmado y ahora, en el medio digital, demora solamente dos días hábiles. ¡Técnicamente el podría ser firmado en solo cinco minutos! Esta es una gran ventaja, pero también tuvimos otros beneficios: mayor seguridad, porque el plano no ‘anda’ por ahí en la caja del motoboy; la reducción de costos por el lado del proveedor, pues el plano era impreso en papel vegetal y era enviado físicamente para Comgás.”

Además del ahorro de los prestadores de servicio, Comgás obtuvo una reducción de costo de 15 a 20 mil reales por año, sin contar con lo que gastaría con el almacenamiento y gestión del inventario creciente de las plantas en papel. Hoy, el 97% del volumen de planos “As Built” ya están insertados en el proceso con la firma digital, con una media mensual de 120 hojas.

La movilidad y la conveniencia son otras ventajas, de acuerdo con el analista del área de Registro Técnico de Comgás. “Las obras están distribuidas por varias ciudades del estado, y, con la distancia, el proceso de formalización demoraba aún más. El ingeniero antes debía volver a la matriz para firmar los ‘As Builts’. Hoy, él entra al Portal desde donde esté y firma, colocando un fin al problema. ”