De 35 para 10 dias!
Considerando o prazo médio de formalização de documentos físicos, que girava em torno
de 35 dias, e comparando com as tramitações dos documentos digitais via Portal
QualiSign, que leva uma média de 10 dias, o ganho de agilidade teve um aumento de
72%. “Não há dúvidas que este é o maior benefício da assinatura digital, o aumento
significativo de velocidade, tornando o processo mais eficaz. É possível melhorar
ainda mais este prazo. Com ajustes no processo e na integração dos sistemas, isso
será possível! “, comentou Mirian.
Redução de Custos e Ganho de Produtividade
A redução do papel automaticamente traz outros benefícios tangíveis. Milhares de
folhas de papel deixaram de ser utilizados. Estima-se que cerca de 45mil folhas do
tamanho A4 são economizadas por ano. A redução dos custos de impressão, somado às
postagens via correio, proporcionaram uma economia de 80% dos gastos. “Isso sem
considerar o custo de armazenamento e de recursos humanos alocados na administração
e gestão dos papéis”, complementou Mirian.
“Por conta das horas economizadas pelos colaboradores que controlavam o processo de
formalização e com a economia de tempo que os gestores gastavam em assinar as
antigas pilhas de documentos, podemos dizer que a produtividade aumentou em 70%,
pois não se perde mais tempo com impressão, digitalização, postagem e gestão dos
documentos físicos”, disse Luciana.
Ganho de eficiência na gestão de documentos
O ganho de produtividade garante ainda a melhoria na gestão e controle de documentos.
É simples imaginarmos que no lugar de pilhas de papéis temos um controle unificado,
que dá as informações sobre o documento, qual o seu status e se ainda falta alguém
para assinar. Estas respostas para um único documento no mundo físico requer um
esforço significativo, imagine o esforço para todos os documentos.
“No mundo digital a informação é centralizada e imediata. O progresso do processo
pode ser acompanhado a qualquer momento. Não há extravio. Todos sabemos a dor de
cabeça que dava quando um contrato desaparecia no meio do caminho. No mundo físico
éramos obrigados a iniciar o processo novamente! Tivemos um ganho enorme na gestão
dos documentos, no controle do que foi assinado e daqueles que estão em andamento e
na agilidade do arquivamento digital”, reforçou Luciana.
Planeta Verde
A transformação digital é um passo importante para a contribuição à sustentabilidade.
Na Unisinos a economia de 45000 folhas A4 por ano corresponde à economia de 4,5
árvores, 1125 KW de energia elétrica e 11.250 litros de água utilizados na
fabricação de papel. Além desta economia verde, não se pode esquecer da emissão de
CO2. A economia do papel evita a emissão de 0,332 Ton de CO2 na atmosfera por ano.
Intangíveis
Nem tudo se consegue medir, mas a valiosa percepção conta também. E muito. Antes era
necessário levar os papéis pra casa ou empilhá-los na mesa do escritório. E se
tivesse que viajar? Mesmo levando os papéis, seriam devolvidos em tempo? A
capacidade que hoje temos de responder é enorme e isso traz conveniência e
tranquilidade de que os processos não vão parar simplesmente pelo fato de estarmos
distantes do escritório. Depois da experiência de assinar documentos no mundo
digital, de forma segura, as pessoas já começam a ver os papéis como algo do passado
e podem começar a questionar porque ainda tem papel para assinar.
Ampliar
A Universidade ainda está com o projeto em andamento. As assinaturas eletrônicas já
estão integradas ao sistema de gestão de contratos, com dez setores já participando
da tramitação dos documentos com a chancela da Procuradoria Unisinos. Outros sete
setores utilizam exclusivamente o portal QualiSign para encaminhamento e assinatura
de laudos digitais.
“Na sequência, iremos implantar o processo de assinatura eletrônica de documentos sem
chancela em outros setores da universidade e iremos ampliar também a utilização dos
laudos digitais para outros setores”, concluiu Luciana.