Processo de avaliação de solução e implementação
Bianca explicou que logo que o serviço foi contratado, a
plataforma foi colocada em testes. Ela lembra que a primeira assinatura foi um
contrato de prestação de serviço conduzido pelo jurídico. Como o resultado foi
favorável, a área do jurídico incluiu em suas metas individuais o aumento gradativo
de assinaturas eletrônicas.
Após a criação de um tutorial simples e um vídeo explicativo para
orientar quanto às assinaturas, o time de DES passou a experimentar a ferramenta
também, utilizando inicialmente para os documentos de admissão de novos
colaboradores. Foram instalados ainda computadores e internet para que o pessoal do
chão de fábrica também pudesse assinar documentos.
“Avaliamos 3 fornecedores e a QualiSign se mostrou mais acessível
para apresentar a ferramenta e aplicabilidades, nos passando bastante segurança com
relação ao processo de implantação. Além disso, o portifólio de empresas que já
utilizavam o serviço foi um dos fatores de segurança para a escolha”, completou a
Coordenadora de Atração, Retenção e Administração Pessoal da Irani.
Resistência natural ao que é novo
Uma nova tecnologia gera mudança de hábitos e, como
consequência, pode trazer alguma resistência para a mudança, que muitas vezes é
cultural. Bianca contou que na área de DES houve um pouco de resistência das
analistas que desempenham os processos operacionais, mas em pouco tempo o time se
adaptou. “Por estarem acostumadas com o modelo manual, demoraram um pouco para
entender o quanto esse o processo digital nos proporcionaria agilidade de entregas.
Com o tempo, foram agregando valor ao processo e hoje estamos muito bem adaptados e
buscando ampliar cada vez mais os documentos nesse novo formato. Optamos por
centralizar no corporativo as inclusões dos documentos, ficando com as unidades a
orientação com relação às assinaturas”, comentou.
Quando utilizar a Assinatura Digital ou Eletrônica
Na Irani o critério adotado para utilizar a assinatura
digital (com certificado digital) e assinatura sem certificado digital (eletrônica)
foi com base no tipo de documento a ser assinado. “Para assinatura digital
utilizamos documentos únicos e individuais que exijam assinatura dos procuradores,
para assinatura eletrônica todos os documentos de admissão, férias e rescisão
(quando aplicável)”, explicou Bianca.
Os principais documentos que foram convertidos para o digital
foram:
Formulários relacionados ao processo de admissão de novos
colaboradores, Contrato de Trabalho, Ficha de Registro, Inclusão, alteração ou
exclusão de Benefícios, Aviso de Férias, Aviso de Desligamento, Termo de rescisão de
contrato de trabalho.
Exceção: Demissão sem justa causa, por conta de os órgãos
competentes ainda não estarem aceitando documentos com a assinatura digital e
eletrônica. Não por conta da validade jurídica da assinatura, mas por conta da
capacidade operacional do órgão em aceitar documentos digitais.
De 10 dias para 48 horas
A maior vantagem do processo digital é o ganho de velocidade
na formalização do documento. Ao implementar a assinatura digital e eletrônica em
documentos, o processo anterior feito em papel será rapidamente esquecido, devido a
agilidade e comodidade: “Entendemos que esse foi o nosso maior ganho, temos alguns
períodos do ano que as admissões são em grande escala. O que levávamos cerca de 10
dias para coletar todas as assinaturas (procuradores, colaborador e testemunhas),
agora estamos finalizando em até 48 horas. Em alguns casos utilizávamos os serviços
de correio ou motoboy para a coleta de assinaturas, agora não se faz mais
necessário.”
Redução de Custos e ganho de produtividade
Fica claro que a mudança do processo em papel para o digital,
elimina uma série de etapas e consequentemente custos operacionais, como destacou
Bianca: “Avaliamos os itens considerados e entendemos que o ganho em redução de
custo para a área do DES foi de 60%, tendo em vista que nossos documentos não estão
100% em formato digital, o que ainda nos exige manter os custos de aluguel de
impressora e, em alguns casos mais pontuais, documentos físicos e a necessidade do
seu armazenamento”.
Outra vantagem percebida no uso do mundo digital é a
concentração de todos os documentos em um só lugar, na plataforma digital,
facilitando o controle de quem precisa assinar e de quem já assinou. A possibilidade
de ajuste do workflow de documentos ou mesmo recolocar um documento que ainda não
foi assinado, dá agilidade operacional. “Em nossos cálculos, verificamos que houve
economia de 3 dias por mês por colaborador. Estes recursos ganharam 13,1% de
produtividade, o que permitiu que eles pudessem focar em outras atividades mais
relevantes ao DES”, explicou Bianca.
Sustentabilidade – Um dos pilares da Irani
Falar em ganho de economia de papel em uma empresa que
fabrica papel destinado à fabricação de embalagens (papel kraft), parece ser
incoerente, mas não é. A mudança do papel para o digital se faz por uma necessidade
de ganhar agilidade, produtividade e simplificação dos processos no mundo
administrativo. Isto também contribui com a economia de energia, água, e redução de
emissão de CO2 que seriam gastos na produção do papel.
Essa é apenas uma das muitas ações da Irani, que possui um
programa robusto de gestão ambiental com ações sustentáveis desde o processo de
extração da madeira até os seus produtos finais, indo de encontro aos seus valores:
“O compromisso com a sustentabilidade está em toda a nossa cadeia de negócios: nasce
a partir das florestas e se completa com a atuação nas comunidades próximas, o que
promove a busca por uma vida socialmente justa”.
Intangíveis
O digital nos leva para uma mudança de comportamento e de
hábito. Agora a companhia tem a disponibilidade e acesso a um documento que pode ser
assinado em qualquer lugar e a qualquer hora, inclusive pelo seu dispositivo móvel.
“Diretores e procuradores ficaram muito satisfeitos, pois recebiam pilhas de papeis
para assinatura e agora conseguem até assinar em lote, com um único clique. Nossa
percepção agora é de mais organização e tempo para as pessoas analisarem os
documentos”, disse Bianca, que completou com dicas para a implementação da
tecnologia: “No início temos receio de que algo não funcione bem. Experimente, ouse,
inove. Esteja alinhado ao seu jurídico. Eles vão te dar o respaldo legal necessário
para que tenhamos mais segurança. Obtenha também todo apoio do seu fornecedor.
Escolha alguns documentos. Nós escolhemos os documentos de admissão, pois se
tivéssemos algum problema o impacto não seria tão grande. À medida que vai dando
certo, amplie para outros documentos e assim você vai ganhando mais segurança. O
resultado é muito positivo e seguro”, concluiu.