Por meio do sistema, a distância de mais de 3 mil quilômetros que
separam a
sede da Construtora Camargo Corrêa, em São Paulo, da obra da Usina Hidrelétrica de
Jirau, em
Porto Velho (RO), já é superada em poucos minutos. Se a complexidade para garantir a
chegada de
suprimentos ao canteiro de obra ainda requer um exercício de logística, pois muitas
vezes as
obras estão localizadas em locais remotos ou mesmo em outros países, a Diretoria
Jurídica da
Construtora conseguiu contornar a liberação de documentos e contratos desenvolvendo um
projeto
pioneiro no setor de construção pesada.
A empresa concluiu no ano passado a instalação da assinatura digital
para
expedição de procurações. Agora, um documento que duravam em torno de 15 dias úteis da
criação à
entrega ao portador passou a ser liberado em até dois dias. “O prazo para redação e
estruturação
do texto ainda é o mesmo. Mas assim que a procuração recebe a assinatura digital do
responsável
da área, o documento está liberado eletronicamente para o portador utilizar”, explica
Marcelo
Vicentini Marchetti, gerente responsável pela área contratual da Diretoria Jurídica da
Camargo
Corrêa.
A segunda etapa da certificação digital da Construtora Camargo Corrêa
já foi
iniciada: irá levar o benefício aos 5.000 fornecedores da empresa. Em dezembro de 2012,
foi
feita a assinatura do primeiro contrato com fornecedor para aquisição de equipamento. O
produto
era destinado à obra da Usina Hidrelétrica Jirau e todo o processo foi feito de forma
eletrônica, sem a necessidade de qualquer tipo de deslocamento físico de papéis. O
próximo passo
é habilitar, até o final deste ano, os gerentes das obras a utilizarem o sistema. Na
primeira
fase do projeto, apenas diretores e vice-presidentes estão autorizados no ambiente
digital.
“Optamos em iniciar o processo pela Diretoria para quebrar qualquer
tipo de
resistência que poderia aparecer nos canteiros de obras. Além de servir de exemplo e
incentivar
os gerentes a utilizarem a certificação digital, os diretores já estão habilitados para
visualizar on-line todos os novos contratos que forem gerados”, diz Marchetti.
Contratos,
procurações, acordos, aditivos e uma infinidade de documentos passaram a ser monitorados
pelos
gestores em tempo real de forma remota.
Quando o governo regulamentou a certificação digital, em 2001, existia
uma
expectativa de uma rápida popularização do sistema. Não foi isso que ocorreu. Apesar de
grande
parte das empresas estar apta a utilizar em virtude de a Receita Federal exigir a
certificação,
a prática não é comum no mercado de construção pesada nas relações entre fornecedores e
construtoras. O sistema bancário e as seguradoras ainda são os setores que mais utilizam
a
ferramenta.
O grande benefício do emprego da tecnologia é a diminuição da
burocracia. O
responsável por assinar o contrato é notificado por e-mail e utiliza um token para
validar o
documento. O próprio sistema notifica por e-mail a próxima pessoa que deve assina-lo. E
assim
por diante. O gestor do contrato acompanha todos os passos em tempo real. Concluído o
processo,
o documento fica disponível on-line para as pessoas autorizadas a visualiza-lo.
A assinatura digital tem a mesma validade jurídica de um contrato com
firma
reconhecida em cartório. A diferença é que não foi preciso pegar fila e utilizar nenhuma
folha
de papel, bem como as partes não precisam se deslocar para assinar um documento. “Antes
um
portador precisava viajar para entregar uma procuração em outro Estado. Isso acabou”,
diz
Marchetti.
Pela sede da Construtora Camargo Corrêa circulam, em média, 200
procurações e
contratos com fornecedores por mês. A estimativa é de que 24 mil folhas foram
economizadas com a
adoção do novo sistema. Quando o processo estiver implantado em todas as obras, a
previsão é de
que mais de mil contratos por mês tramitem apenas no ambiente virtual.
“Procuramos sempre buscar a inovação com sustentabilidade e envolver
nossos
fornecedores e clientes neste processo. Este é o espírito e um dos diferenciais da
Camargo
Corrêa”, afirma Marchetti. Em 2012, a empresa ganhou o Prêmio Época Verde pelo trabalho
realizado na redução da emissão de gases de efeito estufa. O Plano de Gestão de Carbono
da
Construtora Camargo Corrêa tem como objetivo derrubar as emissões em 37% até 2020.
Outro ganho de desempenho tem sido no armazenamento de documentos. A
empresa
há alguns anos aluga espaço para guardar contratos e outros documentos. Com a
certificação
digital, o documento fica armazenado no servidor por um período e é feito também um
back-up
digital. O processo envolve ainda economia nas despesas de reconhecimento de firma,
remessa,
cópias autenticadas e o tempo do advogado em gerenciar os documentos.
Segundo Waldemar Felippe, diretor da Qualisoft, a adoção da
certificação
digital por uma empresa do porte da Construtora Camargo Corrêa é sempre um divisor de
água na
popularização do sistema. A opção adotada pela Construtora foi a do Portal QualiSign,
que teve a
área de uso exclusivo dos funcionários da empresa personalizada para facilitar a
navegação e
manter a identidade visual da Camargo Corrêa.