A redução de custos também é uma constante nos processos de formalização por meio
eletrônico.
“É fácil entender. O contrato em papel precisava ser impresso em 2 vias, ter
reconhecimento
das firmas de ambas as partes e remessa das vias ao fornecedor e vice-versa. Além
disso,
nossos documentos físicos eram armazenados em empresa terceirizada. Isso tudo foi
eliminado
com a assinatura digital. Os fornecedores também tiveram redução de custos pois
deixaram de
imprimir, reconhecer firmas e enviar o contrato à Rumo. “Não temos o percentual
exato de
redução dos custos, mas é seguro afirmar que tivemos uma redução significativa”,
confirmou
Sabrina.
Os benefícios não param por aí. Segundo Sabrina, a gestão de documentos também
melhorou
muito, pois agora a área de suprimentos disponibiliza os contratos digitais em seu
Sistema
Interno de Gestão de Contratos para que as áreas envolvidas possam consultá-los, a
qualquer
momento.
Outra melhoria foi no processo de validação das assinaturas. No modelo antigo era
necessário
checar as alçadas e conferir as assinaturas dos procuradores. Com a assinatura
digital a
verificação não é mais necessária, porque o certificado digital garante a autoria do
signatário. “Estamos em conformidade com as normas do MDA, que são as normas de
compliance
da Rumo”, completou Sabrina.
Os procuradores também ganharam bastante com a mobilidade, ou seja, a possibilidade
de
assinar digitalmente em seus laptops, em qualquer lugar. “Eles viajam muito e os
contratos
ficavam parados na mesa à espera das assinaturas. Agora assinam de qualquer lugar e
a
qualquer hora”, disse Sabrina. A assinatura digital também contribui para melhoria
dos
indicadores de sustentabilidade. A economia em papel, considerando 2016 e 2017, foi
de
66.000 folhas A4, o que representa uma economia de 6,6 árvores. Na produção desta
quantidade
de papel seriam gastos aproximadamente 16 mil litros de água e 1600kWh de energia. A
redução
na emissão de CO² foi de 85,07Kg. “Uma economia verde e alinhada com um dos
direcionadores
da Rumo, a atuação sustentável: econômica, ambiental e socialmente responsável”,
afirmou
Sabrina.