Comgás consolida e expande uso da assinatura digital

Na área de contratos, a Comgás consolidou o processo e hoje trabalha com “zero papel”. Uma das constatações recentes foi o ganho de produtividade no processo de formalização. “Tivemos um ganho de 65% no tempo de formalização do contrato, o que gerou um impacto de 14% na produtividade dos recursos”, destaca Maurício Delfino.

A Comgás reduziu o tempo de envio de notificações para as empresas contratadas que não cumprem prazos e também em casos de danos cometidos por terceiros — por exemplo, outras concessionárias de serviços que, ao realizar obras de escavação, atingem a rede de gás.

Antes, esses casos eram notificados por meio de uma carta registrada com aviso de recebimento (AR).

“Você tinha que imprimir a notificação e preparar o envelope e as informações para as ARs. Isto levava em média três dias. Por e-mail, o tempo é medido em minutos, além de o custo ser menor e o processo de envio e verificação ser muito mais prático”, explica Delfino.

Necessária no processo de delegação de poderes, a procuração é uma ferramenta essencial por dar celeridade aos processos e projetos da empresa. Na Comgás, o departamento jurídico, responsável pelas áreas de contratos e atos societários, inovou com a assinatura digital de procurações eletrônicas. Como consequência, a delegação de poderes ficou mais ágil, além de reduzir custos.

“Uma procuração em papel levava de uma a duas semanas para ser formalizada. Com a eletrônica, passou a tomar de um a três dias”, enfatiza Marília Ventura, advogada da empresa.

“No início, alguns órgãos tiveram alguma dificuldade para entender o que era uma procuração assinada digitalmente, mas hoje a maioria já aceita”, comenta Marília.

Entre os que hoje acatam normalmente o documento eletrônico estão a Junta Comercial SP, o CREA-SP, a Arsesp (Agência Reguladora de Saneamento e Energia do Estado de São Paulo), a Sabesp e outras concessionárias.

O controle no mundo eletrônico também é bem mais fácil. Nas renovações, por exemplo, o departamento jurídico é notificado antecipadamente do vencimento das procurações e o processo de renovação é simplificado, permitindo a criação de uma nova procuração a partir de outra previamente existente. A localização das procurações no mundo eletrônico também é mais simples, pois ela está sempre disponível no Portal.

Outra aplicação da assinatura digital está na área de Cadastro Técnico de redes de distribuição de gás. A Comgás adiciona anualmente cerca de 1.000 km em redes de gás. A área de Cadastro Técnico é a responsável por controlar, mapear e monitorar todo este crescimento. Após a execução de uma obra de construção de rede, os prestadores de serviços precisam enviar a planta de execução para que a área de Cadastro Técnico possa saber com exatidão qual trabalho foi realizado — e onde.

“Muitas vezes o fornecedor encontra em campo alguns obstáculos que não foram possíveis de ser mapeados na etapa de projeto. Por isso é necessário que ele nos entregue a nova planta após a execução de cada serviço. A esta planta damos o nome de ‘As Built’ (como está feito, em tradução livre) ”, esclarece Sílvio Tomaz, analista da Área de Cadastro Técnico da Comgás.

A planta é enviada e assinada digitalmente pelo prestador de serviço através do Portal QualiSign, sendo assinada em seguida pelo engenheiro da Comgás

Segundo Sílvio, o processo implantado há um ano tornou muito mais ágil o dia-a-dia do departamento. “Uma planta levava em média sete dias para ser assinada e agora, no meio digital, leva apenas dois dias úteis. Tecnicamente ela poderia ser assinada em apenas cinco minutos! Esta é uma grande vantagem, mas também tivemos outros benefícios: maior segurança, porque a planta não fica ‘andando’ por aí na garupa do motoboy; a redução de custos pelo lado do fornecedor, pois a planta era impressa em papel vegetal e enviada fisicamente para a Comgás.”

Além da economia dos prestadores de serviço, a Comgás obteve uma redução de custo de 15 a 20 mil reais por ano, sem contar com o que gastaria com o armazenamento e gestão do estoque crescente das plantas em papel. Hoje, 97% do volume de plantas “As Built” já estão inseridas no processo com a assinatura digital, com uma média mensal de 120 folhas.

A mobilidade e a conveniência são outras vantagens, de acordo com o analista da Área de Cadastro Técnico da Comgás. “As obras estão distribuídas por várias cidades do estado, e, com a distância, o processo de formalização demorava ainda mais. O engenheiro antes precisava voltar à matriz para assinar os ‘As Builts’. Hoje, ele acessa o Portal de onde estiver e assina, colocando um fim ao problema. ”