Inovação está no DNA da empresa, mas inovar não é só a
ideia, tem que desenvolvê-la e implantá-la. Uma nova tecnologia que muda os seus
processos precisa de motivação de todos os envolvidos, os gestores, os pares e
colaboradores para que abandonem o modus operandi e experimentem o novo. Para isso os
inovadores precisam de alguns ingredientes: vontade de mudar e resiliência. Foi assim
que Silvia Boccia, advogada responsável pelas áreas de Contratos, Corporate, Propriedade
Intelectual e Imobiliário no Brasil, identificou a necessidade de mudança dos processos
de formalização em papel para o meio digital.
“Gargalo na formalização de documentos foi o gatilho para a busca de
uma solução que agilizasse e propiciasse mais dinamismo aos negócios da empresa. O
processo de implantação de uma plataforma digital para assinatura digital e eletrônica
de documentos trouxe economia no processo e celeridade nas contratações”, explicou
Silvia.
A partir daí foi feita uma análise das soluções de mercado e um piloto
internamente, por um mês, envolvendo algumas áreas e seus gestores. “Decidimos pela
QualiSign. Avaliamos as soluções com base nos critérios de agilidade, praticidade e
segurança jurídica, mas os fatores decisivos foram o atendimento ao cliente, suporte, e
claro, a segurança jurídica, pontos essenciais de um fornecedor de serviços”, completa.
Desde sua implantação, há dois anos, o novo processo passou a ser
acompanhado em sua evolução com a apuração de dados tangíveis como se segue.
Agilidade de 3 semanas para 48 horas
“Se considerarmos todas as etapas do ciclo de vida de um contrato
veremos que o prazo de todo o ciclo pode variar muito, uma vez que temos instrumentos
muito complexos e os mais simples. Se focarmos apenas no prazo da formalização, ou seja,
somente para a assinatura do contrato, obtivemos uma diminuição de três semanas para até
48 horas. Hoje 100% dos contratos já estão em meio digital. Esta redução de prazo
proporcionou diversas vantagens tanto para a Ingredion como para a outra parte”,
explanou Silvia.
Os documentos mais utilizados para assinatura digital e eletrônica são os
contratos de prestação de serviços, contratos com clientes, aditivos, Termo de
confidencialidade (NDA), além de documentos societários como: Atas de Assembleia,
Alteração Contrato Social e outros.
Redução de Custos e ROI
Para a avaliação dos custos e cálculo do ROI, foram realizados
detalhamentos dos custos do processo em papel, como reconhecimento de firma, correio ou
malote, motoboy, espaço físico de arquivo, papel, envelope, impressora e as horas de
trabalho dos recursos operacionais. Do lado dos custos da plataforma digital foram
considerados: renovação anual do certificado digital e o custo de cada contrato incluído
na plataforma. Dessa forma, comparando os gastos, a Ingredion obteve uma redução de
custo de 85%, justificando o retorno sobre o investimento de forma muito rápida.
Ganho de produtividade operacional
Além de agilidade e redução de custos, outras vantagens também
são percebidas pelas pessoas que fazem a gestão dos contratos. O acompanhamento e
controle dos documentos, por exemplo, saber quem está pendente para assinar, onde está o
contrato, tudo pode ser visualizado em tempo real no painel do portal. Os fornecedores
reduziram seus custos e ganharam agilidade, pois seus contratos são formalizados em
menor tempo e podem começar a fornecer mais rapidamente. “Considerando a economia de
horas que tivemos de recursos operacionais, obtivemos 37,5% de ganho de produtividade.
Este tempo foi alocado para outras atividades do negócio. Importante também lembrarmos
que os gestores ganharam o tempo que ficavam assinando e rubricando a pilha de papel”,
afirmou Silvia.
Sustentabilidade – Um dos Pilares da Ingredion
Os benefícios não param por aí, a economia verde é muito
significativa também, porque são volumes de papéis que não foram utilizados. Os
contratos possuem em média 25 folhas, em duas vias. Se considerarmos a média de 100
documentos por mês, temos o consumo médio de 5 mil folhas A4 por mês e 60 mil folhas por
ano. Isso representa uma economia de seis árvores por ano. A produção de papel gera
gastos de energia elétrica e água. Com este volume de papel fez-se uma economia de 1.500
KWh e 15.000 litros de água, além de evitar a emissão de CO2.
Intangíveis
Os benefícios intangíveis também são muitos. O digital traz a
visão em tempo real de toda a situação das formalizações dos documentos com consequência
a percepção real que temos mais controle. A mobilidade é outro aspecto intangível porque
podemos estar em qualquer lugar do planeta e conseguimos assinar um documento com
segurança e validade jurídica.
Relações corporativas
“O processo anterior com papéis levava a situações de maior
tensão, por conta da urgência e precisávamos solicitar as assinaturas dos colaboradores
bem como das outras partes. Ter o controle de onde estão os documentos e o que está
pendente, documentos com 50 folhas para rubricar e assinar. Tudo isso gerava estresse e
pressão para todos os envolvidos, além de causar alguns desconfortos no relacionamento
com as áreas no dia a dia. Com a plataforma digital estas questões foram suavizadas,
porque agora a cobrança é impessoal e diretamente realizada via plataforma”, analisou
Silvia.
Inovação com ousadia
“Inovação é mais que enxergar uma oportunidade. É colocar em
prática as ações para atingir um objetivo para deixar o dia a dia mais leve e ágil para
todos os envolvidos no processo. Importante demonstrar para os colaboradores mais
resistentes que a tecnologia agrega e é uma grande aliada do Jurídico e demais áreas da
companhia”, concluiu Silvia.